Багато наших клієнтів плутають легалізацію документів з їх нотаріальним засвідченням або з нотаріальним засвідченням перекладу.

Це зовсім різні дії!

Отже, легалізація документів – це вчинення певних дій, мета яких – надання Вашому документу юридичної сили на території іноземної держави, тобто офіційне підтвердження автентичності документа, виданого Вам на території України.

Легалізація документів необхідна, якщо Ви маєте намір скористатися ними в країні, що не підписала договір про взаємне визнання документів.

Для країн, що підписали Гаазьку Конвенцію в 1961 році, на Ваших документах достатньо проставити штамп «Апостиль». (Актуальний перелік країн-учасниць можна переглянути на сайті МЗС України)

Проставлення штампу «Апостиль» (фр. Apostille) – це спрощена процедура легалізації. Проставленням штампа займаються декілька міністерств України, а саме:

1. Міністерство юстиції України з листопада 2015 впровадило пілотний проект з проставлення електронного штампу “Апостиль” в РАЦСах за місцем проживання. Передбачається, що після подачі документів Ви протягом 24 годин зможете роздрукувати електронний “Апостиль” для своїх документів або отримати апостильований документ у місці подачі. Система працює в тестовому режимі і поки що не зовсім коректно, тому терміни видачі документів істотно збільшилися.

РАЦСи проставляють штамп “Апостиль” на всіх тих документах, які раніше підпадали під юрисдикцію МЮ, а саме: на документах, виданих органами РАЦС (свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розлучення, свідоцтво про смерть, свідоцтво про зміну імені), рішеннях судів, договорах купівлі-продажу, які засвідчені нотаріально, відомостях з ЄДР, а також на документах, виданих органами чи посадовими особами, що перебувають під юрисдикцією держави та на документах Державного архіву України.

При цьому важливо пам’ятати, що:

• До опрацювання приймаються документи, які були видані органами РАЦС після 2016 року. Документи мають бути нового зразка і обов’язково містити печатку міського чи обласного управління Міністерства юстиції. Без цієї печатки Ваші документи в роботу не приймуть.
• Якщо Ваш документ виданий до 2016 року, необхідно отримати дублікат документа в найближчому РАЦС або через Цифровий офіс МЮ України.

• Документи, видані в СРСР до 1991 року, повторно отримувати не обов’язково. Досить зробити їх нотаріальну копію, яку ви згодом подасте для проставлення Апостилю.

2. Міністерство освіти і науки України апостилює наступні документи:

• атестат про шкільну освіту з додатком;
• диплом про вищу та середню спеціальну освіту з додатком;
• академічна відомість;
• виписка з оцінками;
• навчальні програми і т.і.

ВАЖЛИВО: якщо Ви готуєте освітні документи для виїзду в країну, що не підписала Гаазьку конвенцію, Ваші документи необхідно легалізувати в МЗС та Міністерстві юстиції України!

3. Міністерство внутрішніх справ апостилює Витяги про несудимість та інші документи, видані структурними підрозділами МВС.

4. Державна податкова служба апостилює документи, фізичних та юридичних осіб, видані структурними підрозділами ДПС України:

• Довідки
• Декларації
• Звіти
  Увага: ДПС України приймає документи для проставлення Апостилю виключно засобами поштового зв’язку.

5. Міністерство закордонних справ України легалізує і апостилює всі інші документи.

Проставлення подвійного апостилю на документи.

У деяких випадках Вам може знадобитись подвійний апостиль.

У цьому випадку послідовність дій така:

2. 2. 1. На документі або його нотаріальній копії проставляється апостиль у відповідному міністерстві.
      2. Виконується переклад як документа, так і штампу «Апостиль».
      3. Переклад засвідчується нотаріусом.
      4. На нотаріально засвідченому перекладі проставляється вдруге штамп «Апостиль» в Міністерстві юстиції України.

Процедура подвійного апостилювання потрібна для таких країн як: Австрія, Бельгія, Голандія (Нідерланди), Португалія, Швейцарія